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5. 在開始使用軟體時,第五步進行【程式:學費管理\學生費用複製結轉】
可將班級費用整批複製至每位學生應收費用中。
註:當第一轉檔時,則學生費用項目金額,皆依據開班中的”收費設定”來讀取,第二次轉檔時則由上月複製至下月(不在讀取開班中的費用了)。
    

 

★ 如何一次就能將每位學生應收的費用就複製好呢?
步驟1.首先請先確認是否完成:A.開班中有此班級及此班費用。 
B.此位學生在基本資料中有選擇班級。
步驟2.如步驟1皆已完成,則在此輸入”年月”如應收費用為97年8月則輸入9708(為開學的第一個月應收費用),從開班中的費用複製至各班的每一位學生”9708”應收項目費用。
* 複製結轉的原則:
A. 當如9708月有學生費用已經個別調整過了(即存檔),即不受轉檔程式影響,會保留原來調整好的費用資料,請放心。
B. 當在上個月多繳錢的部份,則結轉後電腦自動將多繳的部份轉到下個月中,自動產生一筆”Z2 上月結轉”負額出現。 
C. 一個班級第2次轉檔時是由上個月結轉至下個月中,所以只有是”月收”及”每期”費用才會結轉到下個月收費中,則期收是不會轉的。
步驟3. 再勾選欲複製轉的班級,再按[開始轉檔]。
步驟4. 如轉完在可在學生應收中看到每個人的9708的應收費用了。
Ps.如在此未能看見每期應收的費用,請至[開班作業]中的<收費設定>檢查收費月份是否有選擇應收月份,只要選擇好後【存檔】再重新轉檔即可。

        

★ 當下個月有要新增或減少項目時,那要如何做呢?
步驟1. 在視窗的右上方有個設定增加或減少項目的選項。
步驟2. 只要選擇欲增或減項目,再選班級即可,可分大中小班分別轉。
步驟3. 點選[開始轉檔]即完成。
★ 假如我有一項費用有修改,但不是每一個小朋友皆有此費用,那要如何快速做呢?
例如牛奶費 上月是235元,這月為240元。
步驟1.先進入[學費管理\學費設定維護作業],如下畫面,修改後存檔後再回到[學費管理\學生費用複製結轉]程式。
        

步驟2.在勾選使用新費用,並輸入第一碼為[*],如下圖所示,點選[開始轉檔]即完成。

       

 

6. 在開始使用軟體時,第六步【程式:學費管理\個別學生費用處理】可調整不同學生收費問題。

       

★ 如何修改學生費用呢?
步驟1. 選擇欲修改的年月及班級.
步驟2. 再點選要修改的學生,在右視窗中即會顯示費用.
步驟3. 再依需求而修改金額或收費項目,完成請[存檔].
PS.如在此已按過[存檔]則不受轉檔程式影響,要如刪除此月份的全部資料再轉一次呢?則看手冊第50頁,依此刪除即可重新轉檔•
★ 為何在此會看不到學生費用呢?
步驟1. 請先確認是否完成:A. 開班中是否有此班級、費用及收費月份是否有資料。
B. 此位學生在基本資料中有選擇班級。
步驟2. 如步驟1皆已完成,則是否進行【學費管理\學生收費複製結轉】。
步驟3. 結轉完在此就可以看到此學生的費用了。
★ 如是新加入的學生,可以不轉檔也可產生費用嗎?
步驟1. 先找到新加入的學生,在右方再依個人費用一筆一筆選擇及修改費用.
步驟2. 完成請[存檔]。
★ 我要如何查看已結業(未在籍)學生的費用呢?
步驟1. 如無法點選月份,則請用輸入月份,如查93年07月則輸入9307再按[ENTER].
步驟2. 即會顯示該年月的班級,再選擇班級,即會顯示該班學生.
步驟3. 點選學生後右方即可觀看各費用明細了.
7. 如何列印學生通知單/收據?【程式:學費管理\學生通知單列印】
        

通知單列印解釋名詞:
* 收費袋類別:各種表單樣式說明,如有需求請電洽服務人員。
第1種名稱:為收據(套),最多人使用,可節省列印時間.適用印表機:點陣印表機。紙張:三聯連續報表紙(第一聯:通知單,第二三聯為繳收據),請向業務購買

         

第2種名稱:收據(不套),雖省錢但浪費時間.適用印表機:點陣/雷射印表機紙張:自行購買空白二聯或三聯報表紙或使用A4紙張列印自行裁撕。樣式:如同第1種樣式.

第3種名稱:套收費袋-1.適用印表機:點陣印表機紙張:標準收費袋1,請向業務購買。

第4種名稱:A4(左右).適用印表機:雷射印表機紙張:使用A4紙印出,從線虛撕開,將左 聯給家長。(一張A4可印3張)。

         

* 列印_期/月收:可選擇只列印學期收費單或月收(每期)應數費用單,也可以2種合併一起印。
* 列印_費用方式:如勾”合併收費”則電腦會自動將此位學生的的所有班的費用印在一張通知單上,如勾”不合併”則會每一班一張通知單。
★ 如何列印學生通知單呢?
步驟1. 先勾選”列印收費袋類別+列印_期/月收+列印_費用方式”。
步驟2. 再查詢要列印的學生,可依月份、班級..等,再按[查詢]查詢。
步驟3. 在左下方即會顯示欲列印學生名單,可全選或個別勾選學生名單。
步驟4. 在右下方有可選擇列印的”繳費日期”及”通知訊息”文字。
步驟5. 完成後請按工具列中的[列印]鈕即可。

★ 學生通知單的種類?
依需求可列印不同組合,最常用的為:
※ 列印學期通知單,不含才藝及月費:只勾每學期收(只列印”1”代碼)、不合併收費(則才藝費就不會列印)。 
※ 列印學期通知單,含才藝及月費:則勾每學期收及每月2項都要勾選(就列印1,2,3代碼)、合併收費(依學生則含所有才藝費皆會列印)。
※ 只列印每月之各項才藝通知單:只勾選每月/期收+不合併收費(依才藝班個別列印)。

8. 學生繳費-全班繳費入帳登錄【程式:學費管理\全班學生繳費入帳】可全班一起處理繳費登入,只能全額入帳,為快速入帳使用。
PS.如只繳部份的錢,則請用[學生繳費入帳]來登錄.
       

★ 如何處理整班學生繳費?
步驟1. 先選擇欲繳費的班級、應繳年月(即繳費通知單的年月)及入帳日期。
步驟2. 再按[查詢]即會顯示此班所有學生,勾選要繳費入帳的學生。
步驟3. 再按[存檔]鈕,即表示整班繳費完成。
PS.如要檢查是否入帳正確,請用程式【帳務管理\每日收入登錄】中即可看到今天所入的學生款項.

9. 學生繳費-個別繳費入帳登錄?【程式:學費管理\學生繳費入帳】為記錄學生繳費狀況。
Ø 在此以學生為主,而在此可看見此學生所有讀過的班級及費用。
Ø 在學生欄位中可輸入學生編號、下拉選項、輸入全名或只輸入姓皆可找到學生.
      


★ 學生繳費時?要如何記錄?
步驟1. 先點選繳費的學生。
步驟2. 再點選"綠色區域”中學生應繳費用的班級及費用,在此只能看不可修改,如要修改請至個別學生費用處理中修改。(因後續有依班級月份統計報表,所以在此要依班級入款)
步驟3. 接著在下方區域中輸入學生實際繳費金額。
步驟4. 完成請[存檔]。
★ 當入帳錯誤時怎麼辦呢?
步驟1. 先點選該班級,並於登錄收款記錄實收金額中修改費用即可。
步驟2. 完成請[存檔]。
PS.如入帳金額與應收金額不符時,則請用程式【學費管\個別學生費用處理】中將學生的應收金額改與入帳金額相同,否則學生款項無法沖平時,每月轉檔時皆會錯誤.




10. 學生應收一覽表-應繳、實收、未收表【程式:學費管理\學生應收一覽表】在此可列印學生收費狀況,如應收、已收及欠款狀況及可統計班級或學生收費一覽表。
         

★ 是否能列印學生收費一覽表,包含應收、已收及未收款呢?
步驟1. 選擇要依[班級]排序,還是依[學生]排序(學生所有班級會顯在一起)。 
步驟2. 依月份或班級,再按[查詢],即會在下方顯示所查資料。
步驟3. 接著按工具列中[列印],可列印報表或轉製EXCEL,如下圖所示。

          


11. 學生應收費用查詢及列印【程式:學費管理\7學生應收費用查詢】可統計班級或學生收費細項一覽表。

           

★ 如何製作每月各班級的費用明細統計表?
步驟1. 選擇月份、班級、費用種類.
步驟2. 按[查詢],即會轉出至EXCEL中,如下畫面:
           

步驟3. 使用者可自行調整後輸出報表。

12. 學生基本資料綜合查詢及列印【程式:學生管理\學生綜合查詢】
Ø此程式可複合式查詢,如查詢入學訊息中那一項是最多學生的、可查詢某一班學生之基本資料,如出生年月日、姓名、地址…等。
          

★ 如何查詢學生資料及列印:
步驟1. 在[頁面一]中輸入欲查詢條件,如不下條件則為全部學生。
步驟2. 再按工具列中的[查詢]鈕,即會顯示符合的學生的資料在[頁面二]中。
步驟3. 如要列印,則請按工具列中的[列印]鈕,出現如下圖:

          

步驟4. 再選擇欲列印的欄位,[ > ] 單選欄位、[ >> ] 全選欄位、[ < ] 取消一欄位、[ << ] 全部取消。
步驟5. 再按[轉EXCEL]即會轉到EXCEL中,即可列印了。


13.學生出缺席點名登錄及點名單【程式:學生管理\學生點名登錄】記錄學生點名出缺席表狀況可列印點名表。
          

★ 如何記錄學生每日出缺席狀況呢?
步驟1. 選擇欲點名班級、日期。
步驟2. 即會顯示此班的學生名單,再點選學生實際出席狀況。
步驟3. 完成後請按[存檔],即會發現左上角紅色[未存檔]會消失。
★ 如何記錄班級中又內含才藝班呢?
步驟1. 選擇欲點名班級、日期。
步驟2. 即會顯示此班的學生名單,再點學生實際出席點選出席狀。
步驟3. 在內含才藝記錄中選擇內含的班種,最多可到8種,再選擇內含的授課老師及時間。
步驟4. 完成後請按[存檔],即會發現左上角紅色[未存檔]會消失。
PS.可在列印在選擇[內含授課清單]可利用此表來統計教師薪資.
★ 可以列印空白點名紙及已點好的名單列印出來呢?
可以的,請點選工作列中的[列印]鈕,即可列印三種報表。
甲、 空白點名表:此表可以用來讓教師上課點名用。
乙、 點名記錄表:此表是電腦點名的結果。
丙、 內含授課清單:可依教師列印內含授課明細表。

14.學生異動-停班、換班、結業?【程式:學生管理\學生異動-停班、換班、結業】
PS.此為重要程式,異動時請小心處理,如日期、班級、學生..等。
         

Ø[停班(整班停班或個人)]用法:當單一學生在此班不上課時或此班要停班或此班不開課了(但有學生其它班都還要上課)。
PS. 當學生停班後,如無其它就讀班級時,電腦自動將此學生設為”未在籍”。
Ø[換班(相同班種)]用法:此地方建議換同班種,不要中班換畫畫班.
Ø[結業(所有班級,未在籍)]用法:當學生要離校時,所有班級皆不唸了,則用勾選學生其中一班,如在校有3個班皆會全部一起做結業動作,而學生變成未在籍;或當學生畢業了,所有班級皆要結束時。
★ 學生要如何停班?
*學生在停班前請先確認”學費”是否繳清,如未繳清則要先做折扣動作,將學費沖銷為”0”否則永遠帳都會不平.
步驟1. 先查詢學生,再勾選欲停班學生。
步驟2. 再按[停班(整班停班或個人)]鈕,出現停班對話訊息。
步驟3. 輸入停班日期,如學生10月開始不唸了,則日期輸入”961001”,在應收款中10月”此班”就不會出現,如輸入96002則還是會出現。
PS. 可在學生點選二下即可修改學生繳費狀況.
★ 學生要如何換班,同班種時?
*不同班種不可使用換班,如”大班”要換”美陶”,不同班種則製作方式請參考【下個問題】
步驟1. 先查詢學生,再勾選欲換班學生。
步驟2. 再按[換班]鈕,出現換班對話訊息。
          

步驟3. 輸入換班日期及班級,按[確定]後則會將此月此班的費用皆帶到新的班級。
★ 學生要如何換班,不同班種時?
PS.如不同班種時,則不是用換班動作,方法如下:
步驟1. 先將不唸的班級的費用先處理,如有已繳清,而要將一部份費移至新班中,則在舊班中繳費記錄中修改費用。
步驟2.在學生基本資料中加入新班,再至費用中處理新班費用或入一部從舊班的錢。
步驟3.再至異動中做[停班]動作即可。
*此流程為標準流程,這樣後序統計班級費用才會較正確。
★ 如學生在校園不就讀了,連才藝也要結掉呢?
*學生在結業前請先確認”學費”是否繳清,如未繳清則要先做折讓動作,將學費沖銷為”0”.
步驟1. 先選擇班級,再勾選欲結業學生,只要選擇有就讀的其中一班即可。
步驟2. 再按[結業(所有班級,未在籍)]鈕,出現結業對話訊息。
步驟3. 輸入結業日期即可;日期同上以”1”日為節算點。
★ 如學生畢業了,但才藝班或安親班還要繼續唸呢?
*學生在結業前請先確認”學費”是否繳清,將學費沖銷為”0”.
步驟1. 先選擇班級,再勾選欲畢業學生。
步驟2. 再按[停班(整班停班或個人)]鈕,出現結業對話訊息。
步驟3. 輸入結業日期即可;日期同上以”1”日為節算點。
★ 如升班時將舊班停班日輸入錯誤,如何修改?
步驟1. 在此程式中按工具列中的[修改]鈕,將學生之”結業日期”修改正確即可。進入升班日期修改中。
15. 學生異動-復學?【程式:學生管理\學生復學】可將已結業的學生做復學動作。
          

★如何將學生復學呢?
步驟1. 輸入欲復學之學生姓名,再按[查詢]。
步驟2. 勾選此位學生,再點選[確定執行]。
步驟3. 出現對話框,則請選擇欲復學之日期及班級,可至【學生管理\學生基本資料中】即完成。
步驟4. 如無費用,則請至【學費管理\個別學生費處理】中加入費用即可。
*如此位學生在此無法查詢到,則為不是使用【學生管理\學生異動】做結業,如是這樣就無法使用復學程式了,則要當新生再到學生基本資料中新增一筆即可。
16.統計班級人數、金額分析表?【程式:學費管理\學生人數、金額統計分析】可統計班級人數、學生應收及已收分析表。

           

*統計每月班級人數(已有收費為計算標準,如班級有10人但只要8人繳費則計算為8人)。
*可統計每月班級應收金額。
*可統計每月班級已收金額。
PS. 此計算方式不可能百分百符合校園計算方式。
★如何看校園班級人數金額統計分析表?
步驟1. 先選擇欲看的”資料類別”及要統計的”班級”、”年月”,如上圖。
步驟2. 再點選”轉圖表”,可看轉出圖表樣式,如右圖。
步驟3. 如要列印請按工具列中[列印]即可。
PS. 此列印為轉EXCEL,所以要列印請電腦裝EXCEL軟體.

            

17.統計各項費用收入及比例分析表【程式:學費管理\各項費用統計分析】可統計學生應收或已收之各項費用金額,並可分析各項收入之百分比。

            

*可統計各項費用之金額及百分比。
*可統計每月各項費用之應收金額。
*可統計每月各項費用之已收金額。
PS. 此計算方式無法百分百符合校園計算方式,如需依校園計算方式,則請洽服務人員而另外撰寫程式。
★如何統計校園之各項收入費用及百分比?
步驟1. 先選擇欲看的”資料類別”及要統計的”費用”項目、”年月”,如上圖。
步驟2. 再點選”轉圖表”,可看轉出圖表樣式。
步驟3. 如要列印請按工具列中[列印]即可。
PS. 此列印為轉EXCEL,所以要列印請電腦裝EXCEL  


             

18.如何處理學生升班?【程式:學生管理\學生升班】將學生全部升班,由中班升大班、由小班升中班及中班上學期升下學期..等。
注意:升班前請先將舊班級費用沖平,因學期不同無法轉費用,如真的未清則要用手動將費調整。 

               

Ø將原有的班級由上學期升至下學期,如”96白兔班上學期”升至”96白兔班下學期”
★何全班升班呢(中班升大班、小班升中班或是上學期升下學期)?
步驟1. 請先至[學生管理\開班作業],建立新的班級及應收的費用。
ps.建立新班時請年度及學期正確再存檔.
步驟2. 再勾欲升班的學生,再點選[確定升班]。
*完成後如96AM1即為 94年度A(上學期)M1班升為96年度B(下學期)M1。
步驟3.再至【學費管理\學生收費複製結轉】中將全班費用轉至個人費用中。
步驟4.接著可至【學費管理\繳費通知單】列印繳費通知單。
★如升班日期或舊班停班日輸入錯誤,可以修改嗎?如何修改?
步驟1. 如是升班日期錯誤,則請至[學生管理\學生基本資料]中,將升班的每一位學生中的頁面三中”就讀班級”的就讀日修改正確之日期即可。
步驟2. 如是舊班停班日期錯誤,則請至[學生管理\學生異動作業-停班、換班、結業]中的工具列中[修改],將學生之”結業日期”修改正確即可。


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